ЕЛЕКТРОННИЙ ВИГЛЯД ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ

У листі від 10.09.2015 р. № 21705/10/28-10-06-11 http://officevp.sfs.gov.ua/baner/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/64085.html  Міжрегіональне Головне Управління ДФС – Центральний офіс з обслуговування великих платників податків оприлюднило свою позицію щодо окремих положень законодавства щодо ведення документації в електронному вигляді і зокрема наголошує, що невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів й інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами.

Зокрема, в листі наголошується, що «…. Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (п. 2.3 р.ІІ Положення №88).

Відповідно до статті 5 Закону України №851 електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Згідно із статтею 7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Обов’язковим реквізитом електронного документа вважаються обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили. Одним із таких обов’язкових реквізитів є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу та накладанням якого завершується створення електронного документа.

Питання правового статусу електронного цифрового підпису та відносин, що виникають при використанні електронного цифрового підпису, врегульовані спеціальним Законом України №852.

Відповідно до статті 3 Закону №852 електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

–          електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

–          під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

–          особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Тобто невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання територіальними органами ДФС України, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами….»