СТОСОВНО ВАЖЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ

В наших випусках новин ми неодноразово акцентували увагу на питанні важливості оформлення первинних документів в обліку кожного підприємства, адже вони фактично є тим фундаментом, на підставі якого відображаються господарські операції в обліку та слугують основною базою при оскарженні податкових рішень в адміністративних судах.

В цьому випуску ми проінформуємо про останні листи ДФС України та Міністерства фінансів України, що були оприлюднені протягом квітня-травня 2016 року, оскільки вони є досить важливими для всіх підприємств.

1. Позиція Мінфіну щодо відображення витрат, не підтверджених первинними документами від постачальників

Міністерство фінансів України, в своєму листі від 22.04.2016 року №31-11410-06-5/11705: http://www.minfin.gov.ua/uploads/redactor/files/%D0%9B%D0%B8%D1%81%D1%82%20%D0%9C%D0%A4%D0%A3.pdf надало роз’яснення щодо особливостей відображення в бухобліку витрат, не підтверджених первинними документами контрагентів.
Так, у вказаному листі Мінфін повідомляє: витрати, щодо яких на момент складання фінансової звітності не отримано первинних документів від контрагентів, визнаються в періоді отримання доходу, для отримання якого вони здійснені, або їх фактичного понесення, якщо витрати неможливо прямо пов’язати з доходом. При цьому достатнім до моменту отримання первинних документів від контрагента є застосування первинних документів, створених підприємством самостійно в довільній формі з дотриманням вимог Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV щодо обов’язкових реквізитів первинного документа.

Як зазначив Мінфін, бухгалтерський облік та фінансова звітність підприємства мають ґрунтуватися на принципах, передбачених Законом про бухгалтерський облік, одним з яких є принцип відповідності доходів та витрат. Згідно цього принципу для визначення фінансового результату звітного періоду необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, що були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.

Іншим, не менш важливим принципом є принцип превалювання сутності над формою, суть якого полягає в тому, що облік операцій і відображення їх у звітності слід здійснювати відповідно до їх економічної сутності, а не лише на основі юридичної форми.

2. Позиція ДФС України щодо підтвердження факту здійснення господарських операцій

ДФС України у листі від 08.04.2016 р. №7862/6/99-99-19-02-02-15http://sfs.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/67718.htmlповідомила, що  для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених цими документами.

Окрім того, ДФС наголошує, що Вищим адміністративним судом України (лист від 02.06.2011 року №742/11/13-11) встановлено, що будь-які документи (у тому числі договори, накладні, рахунки тощо) мають силу первинних документів лише в разі фактичного здійснення господарської операції.

Якщо ж фактичного здійснення господарської операції не було, відповідні документи не можуть вважатися первинними документами для цілей ведення податкового обліку навіть за наявності всіх формальних реквізитів таких документів, що передбачені чинним законодавством.

Отже, для підтвердження даних податкового обліку можуть братися до уваги лише ті первинні документи, які складені в разі фактичного здійснення господарської операції.

3. Оформлення первинних документів в електронній формі 

ДФС України в своєму листі від 04.05.2016 р. № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15 http://sfs.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/67999.html повідомила що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, і протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, установленого для відповідних документів на папері.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. При цьому юридична та доказова сила такого документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Пунктом 2.3 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, визначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері ЕЦП.

Також ДФС повідомляє, що відповідно до статті 3 Закону № 851 за правовим статусом ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

–          ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

–          під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;

–          особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Як висновок можна ще раз зазначити, що роль первинного документа в податковому обліку є вкрай важливою і досить часто допомагають під час вирішення судових справ, адже підтверджують факт здійснення господарських операцій.