ЩОДО ВИКОРИСТАННЯ ФАКСИМІЛЕ ПРИ ОФОРМЛЕННІ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ

Головне управління ДФС у м. Києві у своєму листі від 03.06.2016 року № 12354/10/26-15-12-05-11 оприлюднило позицію щодо використання факсиміле при оформленні первинних документів: http://kyiv.sfs.gov.ua/baner/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/68457.html

Зокрема, податківці зазначили, що «…частиною 2 ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема, особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України від 22 травня 2003 року N 852-IV «Про електронний цифровий підпис», або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції….»

Разом з тим ДФС у м. Києві з питань оформлення первинних документів, у тому числі з використанням факсиміле, рекомендує звернутись до Міністерства фінансів України, хоча і зазначає, що статтею 36 ПКУ визначено, що платники податку зобов’язані самостійно декларувати свої податкові зобов’язання та визначати відповідність проведення ними операцій і оцінка правомірності відображення в податковому обліку господарських операцій може бути здійснена лише в межах податкової перевірки у відповідності до вимог ПКУ.

Досі тривають дискусії щодо того, чи можна використовувати факсиміле на первинних документах. Причиною цьому є колізія між Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996-XIV та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. №88. Стаття 9 Закону №996 говорить про те, що одним з реквізитів первинного документа є особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. На підставі даної норми багато хто робить висновок про те, що використовувати факсиміле при підписанні первинних документів не можна.

Прикладом тому є Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена Наказом ДПС України №1047 від 22.11.2011 р. http://www.profiwins.com.ua/uk/letters-and-orders/gna/3343-1047.html

Однак Положення №88 містить не такі категоричні вимоги стосовно способів підписання первинних документів. Згідно з п. 2.5 цього Положення, використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Тут простежується аналогія з використанням факсиміле при підписанні договору: точно так само має бути присутня угода сторін зі зразками власноручних підписів. Непрямим підтвердженням тому є постанова ВГСУ від 31.01.2013 р. у справі №6/5009/7748/11. У рамках цього спору суд дійшов висновку про те, що оскільки акт наданих послуг підписано за допомогою факсиміле без наявності відповідної угоди між сторонами, він не може бути доказом надання послуг.

На користь того, що первинний документ все-таки може бути підписаний з використанням факсиміле, можна навести Лист Міністерства фінансів України від 27.02.2012 р. №31-08410-07-29/4796 http://www.profiwins.com.ua/uk/letters-and-orders/treasury/2959-4796.html, постанову ВГСУ від 14.04.2011 р. у справі №07/2076, а також ухвалу Вищого адміністративного суду України від 08.07.2010 р. у справі №К-3959/07.