Судова практика в питані первинних документів

Традиційно продовжуємо наш аналіз судової практики і в цьому випуску хочемо акцентувати увагу на питанні важливості наявності первинних документів в обліку кожного підприємства, адже вони фактично є тим фундаментом, на підставі якого відображаються господарські операції в обліку та слугують основною базою при оспорюванні податкових рішень а також господарських судових спорах між компаніями.

Враховуючи той факт що на сьогодні багато компаній активно використовують технічні можливості різноманітних програм та переходять на електронний документообіг останнім часом все частіше постає питання щодо правового регулювання використання електронних документів як джерела доказування в господарському процесі, що є результатом швидкого розвитку інформаційних технологій.

В цьому випуску ми хочемо звернути Вашу увагу на рішення Київського апеляційного господарського суду (справа №910/15982/16 від 01.02.1017 року) щодо позиції суду коли електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього документа.

Протягом минулого року ми неодноразово наголошували всім нашим клієнтам що із 01.01.2015 року податковий облік податку на прибуток напряму залежить від бухгалтерського обліку, а більш точніше про обов’язок підприємств у веденні обліку на підставі первинних документів про що також наголошується в п.44.1 Податкового кодексу України.  Тобто, важливим аргументом в спорах з фіскальними органами є правильно заповнені первинні документи, про що ми постійно наголошуємо нашим Клієнтам.

В одному із наших грудневих випусків новин ми також повідомляли що 30 листопада 2016 року Президент України підписав Закон України «Про внесення змін до деяких законів України щодо усунення адміністративних бар’єрів для експорту послуг» № 1724-VIII, що був прийнятий Верховною Радою України 03 листопада 2016 року, метою якого є спрощення регуляторних вимог для експорту послуг.  Вищевказаний Закон був оприлюднений 02 грудня 2016 року та набрав чинності 03 грудня 2016 року і дія якого починається з 03.01.2017 року: //zakon3.rada.gov.ua/laws/show/1724-19

Законом № 1724 було встановлено, що рахунки (інвойси) можуть бути готуватись в електронній формі. Крім того, у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» частину першу статті 9  викладено у наступній редакції:  «Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи». Також виключена вимога щодо місця складання документа та доповнено інформацію щодо електронного підписання первинних документів, зокрема вказано: «Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг».

Ще однією новелою застосування електронного документа було прийняття Закону України №675-VIII від 03.09.2015 р. «Про електронну комерцію» http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/675-19. Цей Закон регулює правові відносини у сфері електронної комерції під час вчинення електронних правочинів. Відповідно до даного Закону стало можливим укладення електронного договору та використання при цьому електронного цифрового підпису.

Тепер повернемось до озвученого рішення суду у справі №910/15982/16 від 01.02.1017 року.

Фабула судового акту:  Між ТОВ “Інвест Еволюшн”  (рекламодавець, відповідач) та ТОВ Телерадіокомпанія “Міст ТБ” (телекомпанія, позивач) було укладено Договір про надання рекламних послуг, відповідно до умов якого телекомпанія на замовлення рекламодавця зобов’язалась надавати йому за плату рекламні послуги, а рекламодавець приймати та оплачувати їх. Проте відповідачем були порушені свої зобов’язання за Договором в частині оплати за надані позивачем послуги, внаслідок чого утворилась його заборгованість перед рекламодавцем в розмірі 32’542,26 грн., що і стало підставою для стягнення основного боргу, пені та штрафу.

Заперечуючи проти позову, апелянт (відповідач) зазначає, що позивачем, в порушення умов Договору, не направлялись рахунки на оплату за надані послуги, проте, цей аргумент апеляційним судом був відкинутий, оскільки матеріали справи містять скановані копії електронного листування між сторонами, з яких вбачається, що позивач направляв на електронну адресу відповідача рахунки на оплату послуг з розміщення реклами № 24/04 від 27.05.2016 на суму 9’000,00, № 05/05 від 05.05.2016 на суму 4’200,00 грн., № 27/05 від 27.05.2016 на суму 19’342,56 грн.

Разом з тим, матеріали справи містять докази отримання відповідачем вказаних вище рахунків, що вбачається з електронного листування між сторонами, а це має вирішальне значення з огляду на наступні норми законів.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ч.1 ст.9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Відповідно до ч.1 та 2 ст.8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Відповідно до ч.1 ст.11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Отже, у суду апеляційної інстанції  були всі підстави визнати доведеним належними доказами як факт направлення відповідачу рахунків на оплату послуг, так і  факт отримання їм вказаних документів.

З огляду на наведене, позовні вимоги про стягнення з відповідача на користь позивача заборгованості в розмірі 32’542,26 грн. задоволені.

Подібну позицію судів можна назвати усталеною, про що свідчить ряд рішень Вищого господарського суду  України. Наприклад, в Постанові від 17.01.2017 року у справі №924/473/16 ВГСУ зазначив: «Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа  на  папері. Зазначене підтвердження повинно  містити  дані  про факт  і  час одержання  електронного документа та про відправника цього підтвердження. У разі ненадходження до автора підтвердження  про  факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом».

Це ж випливає з ухвали Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ від 11.11.2015 р.  у справі №6-24167ск15,  постанови Вищого адміністративного суду України від 18.09.2012 у справі № к-13877/10-с.

Таким чином, можна говорити про те, що певні кроки до правової регламентації інституту використання електронного документа як джерела доказування в судовому процесі вже зроблені і тому підприємствам потрібно враховувати ці факти при здійсненні своєї господарської діяльності.